Autor: p443605 (Seite 69 von 141)

Das Basis-Modul Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen (Faktura) der ERP-Software easyWinArt wurde wie folgt optimiert:

• Neuer Scheduler-Task ‘Mandanten-Kopie‘:
  Es wurde ein neuer, serverbasierender Scheduler-Task realisiert, der eine automatische Kopie des aktuellen Mandanten in einen vorgegebenen Ziel-Mandanten ermöglicht. Dabei muss kein easyWinArt-User angemeldet sein. Wie bei allen Scheduler-Tasks bestimmen Sie die Ausführungszeiten selbst, z.B. jede Nacht um 3:00 Uhr. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel jede Nacht automatisch den Produktionsmandanten in den Testmandanten kopieren, damit Ihre Mitarbeiter an aktuellen Daten üben können. Die Berechtigungen im kopierten Ziel-Mandanten stimmen mit denen des zu kopierenden Quell-Mandanten überein. Während der Zeit einer Mandanten-Kopie werden alle im Ziel-Mandanten arbeitenden Mitarbeiter nach einer entsprechenden Administratormeldung automatisch abgemeldet. Bitte benutzen die den neuen Scheduler-Task ‘Mandanten-Kopie‘ mit Bedacht, da eine Fehlbedienung auch produktive Datenbanken überschreiben könnte.
• easyWinArt-Update:
  Das automatische easyWinArt-Update wurde zur Erzielung einer noch besseren Update-Stabilität weiter verbessert. Darüber hinaus werden nach wie vor easyWinArt-Anwender vor der eigentlichen Ausführung des easyWinArt-Update darüber informiert, alle Daten abzuspeichern und easyWinArt zu beenden. Sollten sie der Anweisung nicht nachkommen, weil sie z.B. nicht am Arbeitsplatz sind, so wird ihre easyWinArt-Sitzung automatisch beendet. Neu ist, dass die easyWinArt-Anwender über jede Beendigung Ihrer easyWinArt-Sitzung automatisch informiert werden und das entsprechende Info-Fenster bleibt immer im Vordergrund.
• Menüfunktion ‘Administrator-Meldung‘:
  Diese Menüfunktion wurde ins Hauptmenü ‘Personal‘ verlegt. Speichert ein Administrator eine Meldung, für die das ‘easyWinArt-Stop‘-Häkchen gesetzt wurde, kann kein anderer Anwender easyWinArt aufrufen und angemeldete Anwender-Sitzungen werden automatisch beendet. Der Administrator selbst kann die Menüfunktion ‘Administrator-Meldung‘ so lange nicht mehr beenden, bis er entweder das ‘easyWinArt-Stop‘-Häkchen weggenommen hat oder die Meldung gelöscht hat. Auf diese Weise wird vermieden, dass er sich selbst aussperrt und keiner mehr easyWinArt starten kann.
• Menüfunktion ‘Aktive Anwender‘ wurde ebenfalls ins Hauptmenü ‘Personal‘ verschoben.
• Meldungen allgemein:
  Abschlussmeldungen nach länger laufenden easyWinArt-Aktionen sind nun immer im Vordergrund und haben keinen Fokus. Durch diese Änderung wird erreicht, dass man während einer länger andauernden easyWinArt-Aktion weiterarbeiten kann und dennoch die Abschlussmeldung nicht übersieht. Beispiele für diese neue Funktionalität sind: Mailing-Aktionen, easyWinArt-Updates, Ende-Meldungen bei Scheduler-Tasks im Dialog. Wir werden auf Wunsch auch weitere Abschlussmeldung so umgestalten, wenn Sie dies wünschen. Bitte melden Sie sich dazu.

Das ERP-System easyWinArt wurde im Rechnungswesen (Faktura) erweitert um Zahlungsreferenzen für die Belegtypen 'Rechnung', 'Verbindlichkeit' und 'Gutschrift'.

Beim Erstellen eines neuen Belegs vom Typ 'Rechnung', 'Verbindlichkeit' oder 'Gutschrift' wird automatisch eine Zahlungsreferenz generiert. Dies ist eine 9-stellige Zahl mit zwei Punkten der Form xxx.xxx.xxx, zum Beispiel 100.439.253. Die letzten beiden Ziffern sind Prüfziffern.

Die Zahlungsreferenz ist über alle Belege eindeutig und kann nicht von Hand geändert werden. Sie finden die Zahlungsreferenz im Register 'Zahlungen' der Belegverwaltung.

Drucken Sie eine Rechnung aus, so wird auch die Zahlungsreferenz mit angedruckt und zwar in der Form:

Zahlungs-Referenz:  100.439.253
BITTE BEI ALLEN ZAHLUNGEN ANGEBEN

Zahlt ein Kunde Ihre Rechnung unter Angabe der Zahlungsreferenz, so können Sie die Rechnung leicht über die Zahlungsreferenz identifizieren.

Zukünftig hat die Zahlungsreferenz eine wesentlich größere Bedeutung beim Ausbuchen von Zahlungen mit Hilfe des Kontoauszugs-Managers.

Viele der in den Kontoauszugs-Manager im MT940-Format importierten Bankbuchungen können dann mittels Zahlungsreferenz automatisch zugewiesen und ausgebucht werden: Dabei werden angewiesene Zahlungen automatisch erledigt und noch nicht vorhandene Zahlungen automatisch eingestellt.

Wenn Sie möchten, können Sie die Zahlungsreferenz-Logik und den oben beschriebenen Andruck in Rechnungen auch ausschalten, indem Sie den Mandanten-Konfigurations-Schalter 'Keine Zahlungsreferenz beim Belegdruck' setzen. Sie finden diesen in der Mandanten-Konfiguration im Register 'Drucken-Belege'.

Für das Basis-Modul Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen (Faktura) des ERP-Systems easyWinArt wurde der Kontoauszugs-Manager weiter optimiert:

• Beim Einlesen von Kontoauszügen einer Firmenbank im MT940-Format wird über die IBAN-Nummer aus der Importdatei eine Adresse gesucht, bei welcher diese IBAN-Nummer in der Adress-Bankverbindung hinterlegt ist. Wird eine solche Adresse gefunden, so wird diese automatisch den entsprechenden Kontoauszug im Kontoauszugs-Manager zugewiesen.
• Das geschieht allerdings nur dann, wenn bisher noch keine Adresse über den ‘Empfänger oder Absender‘ der Importdatei manuell zugewiesen wurde. Eine manuell zugewiesene Adresse hat immer Vorrang.
• Hat eine manuell zugewiesene Adresse noch keine Adress-Bankverbindung mit übereinstimmenden IBAN- und BIC- Nummern, so wird ebenfalls automatisch eine neue Adress-Bankverbindung mit diesen Daten angelegt.

Die gesamte Logik ist so ausgelegt, das der Kontoauszugs-Manager immer mehr lernt, zu welchen neuen Kontoauszügen welche Adresse gehört.

Die Warenwirtschaft (WAWI) des ERP-Systems easyWinArt wurde, wie nachfolgend beschrieben, erweitert:

Beim Ändern des Preises einer nicht manuellen Beleg-Position von Belegen mit automatischen Lagerbuchungen (z.B. VK- oder EK-Lieferung bzw. -Rücklieferung) werden nachfolgende Aktionen automatisch in einer ‘Alles oder Nichts‘-Transaktion durchgeführt:

• Setzen des neuen Lager-Buchungspreises im Lagerjournal-Eintrag der entsprechenden Beleg-Position.
• Errechnen und setzen des neuen Lager-Durchschnittspreises im Lagerjournal-Eintrag der entsprechenden Beleg-Position.
• Fortschreiben aller Lager-Durchschnittspreise in allen nachfolgenden Lagerjournal-Einträgen desselben Artikels.
• Speichern des resultierenden neuen Lager-Durchschnittspreises im Artikelstamm.

Beim Ändern des Preises einer Beleg-Position darf auch gleichzeitig die Positionsmenge verändert werden.

Das ERP-System easyWinArt wurde wie folgt optimiert:

(1) Beim normalen Löschen einer Belegposition gibt es eine Sicherheitsabfrage: 'Soll der aktuelle Datensatz wirklich gelöscht werden?'.

(2) Diese Sicherheitsabfrage kann über den Toolbar-Button 'Aktuelle Position löschen ohne Sicherheitsabfrage' umgangen werden.

(3) Über einen zweiten Toolbar-Button 'Alle Positionen des aktuellen Beleges löschen' können auch alle Positionen eines Beleges ohne Sicherheitsabfrage gelöscht werden.

In beiden Fällen erscheint bei verknüpften Belegen eine zusätzliche Sicherheitsabfrage 'ACHTUNG: Sie wollen eine Position löschen, die Verknüpfungen hat …'.

Diese zusätzliche Sicherheitsabfrage entfällt in der aktuellen easyWinArt-Version für die Fälle (2) und (3), da Sie sich in diesen Fällen für ein Löschen ohne Sicherheitsabfrage entschieden haben.

Der schon im Basis-Modul 'Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen' (Faktura) des ERP-Systems easyWinArt verfügbare Kontoauszugs-Manager wurde in den Importmöglichkeiten von MT940-Dateien erheblich verbessert. Dabei wurden unterschiedliche Auslegungen verschiedener Banken bei der Erzeugung von MT940-Importdateien berücksichtigt.

In Einzelnen wurden nachfolgende Besonderheiten zusätzlich zu den bisherigen Möglichkeiten realisiert:

• Mehrere Umsatzzeilen Typ ':61:' und Mehrzweckzeilen Typ ':86:' pro MT940-Block ':20:' bis '-' sind nun erlaubt

• Ein oder mehrere Zeilenumbrüche, insbesondere innerhalb von Mehrzweckzeilen Typ ':86:' sind nun erlaubt

• Aufsteigende statt absteigende Sortierung nach Buchungsdatum wird automatisch umsortiert

• Fehlende Zwischensalden pro Umsatzzeile werden automatisch errechnet

• '@@' statt Zeilenumbrüche sind nun auch erlaubt

Die beschriebenen Besonderheiten müssen Sie als easyWinArt-Anwender nicht unbedingt verstehen. Testen Sie einfach Ihren Kontoauszugs-Import MT940-Format. Es wird nun hoffentlich für alle Banken funktionieren.

Das neue Mailing-System der ERP-Software easyWinArt wurde um nachfolgende Funktionalitäten erweitert:

• Jede zu versendende E-Mail einer Mailing-Aktion wird im Hintergrund verschickt. Aus diesem Grunde können Sie während des E-Mail-Versands im easyWinArt weiterarbeiten und nur dann, wenn Sie sich im Windows abmelden, Ihren Rechner runterfahren oder wenn dieser abstürzt, würde auch Ihre Mailing-Aktion beendet, obwohl noch nicht alle E-Mails verschickt wurden. In einem solchen Falle können Sie sich wieder neu anmelden und Ihre Mailing-Aktion fortführen, ohne dass E-Mails doppelt verschickt werden.
• Nachdem Ihre Mailing-Aktion komplett ausgeführt wurde, wird das Häkchen ‘Erledigt‘ gesetzt und es können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Insbesondere bei größeren Mailing-Aktionen werden eventuell viele E-Mails nicht verschickt und Sie erhalten eine Fehlermeldung an den entsprechenden Mailing-Aktions-Adressen, z.B. ‘Falsche E-Mail-Adresse‘. Über den neuen Toolbar-Button ‘Nur nicht versendete Mailing-Adressen der aktuellen Mailing-Aktion kopieren‘ können Sie nur die nicht verschickten E-Mails der Mailing-Aktion kopieren, die Fehler beseitigen und den vorher fehlerhaften Teil der Mailing-Aktionen erneut durchführen.
• Für jede Mailing-Aktionen können Sie einen Displaynamen beliebig vorgeben, der bei den Adressaten zusätzlich zur ebenfalls beliebig einstellbaren Absender-E-Mail-Adresse. Für Mailing-Aktionen der IT-Easy GmbH sieht das beispielsweise so aus: ‘easyWinArt-Information <Nicht-Beantworten@IT-Easy.de>‘. In der Mandantenkonfiguration können Sie eine Absender-E-Mail-Adresse und einen Displaynamen vordefinieren. Diese werden dann bei neuen Mailing-Aktionen automatisch gezogen.
• Bei großen Mailing-Aktionen besteht die Gefahr, dass Ihr Mailprovider zu viele quasi gleichzeitig verschickte E-Mails zurückweist. Noch unangenehmer ist es, wenn Sie aufgrund Ihrer Mailing-Aktivitäten als Spam-Versender eingestuft werden. Zu Minimierung dieser Gefahren  werden die E-Mails im aktuellen Mailing-System nicht mehr unmittelbar hintereinander verschickt, sondern zwischen den einzelnen E-Mails wird eine zufällige Pause von 1 bis 5 Sekunden eingestellt. Darüber hinaus werden die E-Mails zu Paketen von 50 bis 150 Stück zusammengefasst, ebenfalls per Zufall ermittelt. Zwischen zwei E-Mail-Paketen wird eine längere zufällige Pause von 5 bis 10 Minuten gewartet. Wir hoffen, dass die eingestellten Regeln zur Vermeidung einer Spam-Einstufung ausreichen und werden diese gegebenenfalls unter Berücksichtigung der Erfahrungen aller easyWinArt-Kunden weiter optimieren.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren eigenen Mailing-Aktionen und ein positives Feedback Ihrer Kunden!

Das Basis-Modul Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen (Faktura) des ERP-Systems easyWinArt wurde für ausgehende E-Mails verbessert:

Das Feld 'Name' aus der Menüfunktion 'Anwender und Personal' wird bei allen aus easyWinArt versendeten E-Mails als Absender-Alias-Name (Display-Name) in der ausgehenden E-Mail angezeigt.

Das bei gesetztem Back-Link kostenlose Erweiterungs-Modul Customer Relationship Management (CRM) des ERP-Systems easyWinArt, basierend aus dem Basis-Modul Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen (Faktura) wurde um eine neue Funktionalität zur Verwaltung, Durchführung und Protokollierung von Mailing-Aktionen erweitert.

Mit den neuen Mailing-Aktionen können Sie den Kontakt zu Ihren Kunden auf einfache Weise deutlich verbessern.

Das neue Mailing-System besteht aus nachfolgenden Menüfunktionen:

• (1)  MailS → Mail-Signaturen → Verwaltung aller Mail-Signaturen
• (2)  MailV → Mailing-Verzeichnis → Verwaltung aller Mailing-Verzeichnisse
• (3)  MailVA → Mailing-Verzeichnis-Adressen → Verwaltung aller Adressen eines Mailing-Verzeichnisses
• (4)  MailA → Mailing-Aktionen → Anzeige und Verwaltung aller Mailing-Aktionen
• (5)  MailAA → Mailing-Aktions-Adressen → Anzeige und Verwaltung aller Mailing-Aktions-Adressen

Die neuen Menüfunktionen finden Sie im Hauptmenü 'CRM → Mailing-Aktionen'.

Kurzbeschreibung der Funktionalität des neuen Mailing-Systems:

Es lassen sich beliebig viele Mail-Signaturen hinterlegen. Pro Mail-Signatur können über Variablen-Parameter z.B. der Unterschriften-Text und die E-Mail-Adresse des Bearbeiters automatisch gezogen werden. Aus dieser Weise müssen Sie nicht für alle Mailing-Aktions-Anwender unterschiedliche Signaturen anlegen.

Weiter können beliebig viele Mailing-Verzeichnisse angelegt werden. Für jedes Mailing-Verzeichnis können wiederum beliebig viele Adressen und Ansprechpartner eingestellt und für Mailing-Aktionen vordefiniert werden, auch 10.000 und mehr. Mailing-Verzeichnisse definieren die Zielgruppen für Mailing-Aktionen und sollten entsprechend gepflegt werden.

Die eigentliche Mailing-Aktion wird mit der Menüfunktion ‘Mailing-Aktionen‘ vorbereitet und ausgeführt. Es können beliebig viele Mailing-Aktionen angelegt und ausgeführt werden. Pro Mailing-Aktion können ein oder mehrere Mailing-Verzeichnisse gezogen werden. Dabei werden sich überschneidende Mailing-Adressen und -Ansprechpartner nur einmal eingelesen. Einer Mailing-Aktion können auch einzelne Adressen hinzugefügt oder weggenommen werden. Eine einmal ausgeführte Mailing-Aktion kann nicht mehr verändert werden und dient der Protokollierung.

Neben der Signatur können pro Mailing-Aktion ein Mail-Betreff und ein Mail-Body eingegeben werden. Im Mail-Body gibt es wie bei der Mail-Signatur Variablen-Parameter und Bedingungs-Parameter zum automatischen Ziehen von z.B. Ansprechpartner, Titel und zur Unterscheidung von Anreden.

Vor Ausführung einer Mailing-Aktion kann diese auch getestet werden über den Toolbar-Button ‘Aktuelle Mailing-Aktion für die selektierte Mailing-Aktions-Adresse testen‘.

Nach Ausführung einer Mailing-Aktion erhalten Sie Informationen darüber, welche E-Mails versendet wurden und bei welchen E-Mails welche Fehler aufgetreten sind.

Versendete E-Mail erscheinen nicht in Ihrem Postfach und auch nicht im easyWinArt-Mail-Archiv, da diese, insbesondere bei großen Mailing-Aktionen mit mehreren 1.000 E-Mails, Ihren normalen E-Mail-Verkehr unnötig aufblähen würden. Sie bleiben allerdings als erledigte und nicht mehr änderbare Mailing-Aktionen erhalten und Sie haben immer einen Überblick darüber, wer welche E-Mail erhalten hat.

Das Customer Relationship Management (CRM) des ERP-Systems easyWinArt wurde um zwei neue Menüfunktionen erweitert:

• MailV → Mailing-Verzeichnis → Verwaltung aller Mailing-Verzeichnisse
• MailVA → Mailing-Verzeichnis-Adressen → Verwaltung aller Adressen eines Mailing-Verzeichnisses

CRM ist ein kostenloses easyWinArt-Modul, welches mit dem Basis-Modul 'Auftragsbearbeitung und Faktura' ausgeliefert wird, wenn ein easyWinArt-Kunde ein Back-Link auf seiner Homepage einrichtet.

Mit den beiden neuuen Menüfunktionen können beliebig viele Mailing-Verzeichnisse eingerichtet werden und für jedes dieser Mailing-Verzeichnisse lassen sich wiederum beliebig viele Adress-Ansprechpartner-Kombinationen für Mailing-Aktionen einrichten.

Die Verwaltung und Ausführung von Mailing-Aktionen befindet sich noch in der Realisierungs- und Testphase.